Zeigt her eure Ordner

Kommentieren 01. November 2009

“Was ist denn das schon wieder?”, mag vielleicht schon so manchen entgegen geschlagen sein, der begeistert von einem neuen Tool los zog, die Kollegen zu überzeugen. Gerade bei auf Kollaboration angelegten Web2.0-Diensten macht es ja erst richtig Sinn, wenn mehrere es aktiv nutzen.

“Kannst Du mir das nicht einfach mailen?”, heißt es dann gerne mal, wenn man erklärt, dass man mit dem Dienst ganz einfach Dateien und Ordner synchron halten kann, eben ohne jedes Mal jede Datei zu mailen. Dass das eben ganz automatisch im Hintergrund abläuft. In meinem Fall ist dies Dropbox, welches automatisch reagiert, sobald eine Datei geändert oder hinzugefügt wird. Das ist sehr praktisch und lässt mich überall auf meine dateien zugreifen – in der Gewissheit des stets aktuellen Standes.

Wenn ich nun Dateien mit anderen Nutzern teilen will, kann sie entweder überzeugen, sich auch Dropbox zu installieren und sich mit mir zu verbinden (Idealfall), oder ich kann einzelne Dateien freigeben, so dass jeder mit der entsprechenden Adresse Zugriff bekommt (Sekundärlösung, da ich ja die URL für neue Dateien jedesmal wieder mailen muss). An die Grenze stößt Dropbox, wenn ich einen oder mehrere Ordner freigeben will, die sich stets automatisch aktualisieren – ich den Kollegen also nur einmal die URL schicken muss und diese befreit sind von dem Zwang, sich ein neues Programm zu installieren (was ich hier bitte nicht negativ reden möchte, sondern als nachvollziehbar und mehr als berechtigt empfinde – nicht falsch verstehen!).

Lösung:

Ich habe einige zeit herumgesucht, um diese Lösung zu bekommen und staune mal wieder selber, dass ich sie nicht schon viel früher gefunden habe. Sie heißt Spideroak:

Im Grunde macht Spideroak genau das, was auch Dropbox macht: es überwacht bestimmte Ordner auf der Festplatte (sowohl Mac, Windows als auch Linux) und zieht eine Sicherung auf den eigenen Server. Dort ist die Datei und deren vorherige Versionen online verfügbar. Auch das Synchronisieren von Ordnern über die Betriebssystem- und Gerätegrenzen hinweg erledigt Spideroak automatisiert im Hintergrund. Ein kleinerer Vorteil zu Dropbox ist dabei, dass die Ordner frei wählbar sind und keine Unterordner eines – wie bei Dropbox – Hauptordners sein müssen.

Der für mich entscheidende Vorteil ist aber, dass ich ShareRooms erstellen kann, in die ich frei wählbare Ordner ablegen kann. Über eine eindeutige Adresse kann ich jedem Zugang erteilen und diese Ordner aktualisieren sich automatisch, sobald ich auf einem der verknüpften Rechner eine Änderung oder Erweiterung vornehme. Einmal die URL an die Kollegen weitergegeben, können diese immer den jeweils aktuellen Stand abrufen, ohne sich ein eigenes Programm zu installieren (auch der Download ganzer Ordner ist möglich).

Dies ist genau das, wonach ich gesucht habe. Zwar können Dritte keine Dateien in die freigegebenen Ordner hochladen, aber dafür gibt es ja Dropbox. Da Spideroak im kostenfreien Account 2 GB zur Verfügung stellt, habe ich für mich im Moment die Variante gewählt, den Dropbox-Ordner auch als Spideroak-Backup-Ordner auszuwählen. Damit habe ich die Kollaborationsvorteile von Dropbox (und auch die etwas schönere Oberfläche und den iPhone-Zugang) bei denen ich und Andere Dateien ändern und erweitern können von überall. Und zugleich wird der Ordner über Spideroaksynchron gehalten, was mir garantiert, dass diejenigen Kollegen, die nur auf veröffentlichte Ordner (via Spideroak) zugreifen, auch automatisch auf dem neuesten Stand sind.

Und natürlich lassen sich solche ShareRooms auch als schnelle Dateiablage in Moodle (für Schüler) oder andere Plattformen integrieren. Für mich entsteht mit der beschriebenen Lösung ein Szenario, bei dem ich mich um nichts weiter kümmern muss, als meine gerade aktuellen oder relevanten Dateien im durch Spideroak automatisch überwachten Dropbox-Ordner zu legen, um jederzeit synchron zu bleiben und Kollegen einen recht einfachen Zugriff auf bestimmte Ordner zu geben. Eine angenehme und praktische Symbiose zweier Dienste, die einmal eingerichtet keine Arbeit mehr verursachen: kostenfrei, mit 2 GB für meine Ansprüche (ich kann ja alte Dateien herausziehen und so Platz schaffen) groß genug – aber mit der Warnung: es werden Dateien auf externe Server ausgelagert, so dass man sich stets überlegen sollte, ob Dateien sensible Daten enthalten.

Dieses Post wurde erstellt von René Scheppler.

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